Cómo escoger la sala de reuniones perfecta
La contratación de una sala de reuniones puede proporcionar una gran solución para todo tipo de situaciones, bien si quieres llevar a cabo entrevistas, si tienes que presentar un proyecto a futuros inversores o si eres freelance y buscas un lugar para reunirte con tus nuevos clientes, entre otros usos que se le pueden dar al espacio. First Workplaces te propone diez consejos para elegir la sala de reuniones perfecta y escoger el mejor espacio para tus reuniones o eventos.
Consejos y preguntas básicas para elegir una sala de reuniones
- ¿Dónde está?.
La ubicación suele ser el factor más importante para decidir si un lugar con sala de reuniones es adecuado y reúne sus necesidades. Tienes que plantearte las siguientes cuestiones, ¿hay transporte público o buen aparcamiento?, ¿es fácil de encontrar?, es muy importante que nadie se pierda antes de la reunión.
- ¿Qué precio tiene?.
El coste es otro factor importante, especialmente, si solo se necesita alquilar por una hora, aunque la mayoría de centros ofrecen tarifas para media jornadas o jornadas completas con descuentos.
- ¿Es fácil reservar?.
Si un espacio de trabajo o sala de reuniones se puede reservar en línea, ayuda a poder organizar el encuentro con mayor facilidad y rapidez.
- ¿El espacio proporciona café/té o catering?.
Otro aspecto importante es la presencia de café, té u opciones de coffee break o catering. No está de más ofrecer siempre a tus compañeros o posibles inversores un refrigerio durante la jornada.
- ¿El espacio cuenta con red WIFI rápida y medios audiovisuales disponibles?.
Este punto puede parecer obvio, pero no te olvides de consultar si el WIFi y los medios audiovisuales están incluidos en la tarifa.
- ¿La sala de reuniones tiene luz natural?.
Ayuda a reducir la fatiga visual y otros malestares que pueden interferir en el desarrollo de la reunión.
- ¿Es lo suficientemente grande?.
Deberías asegurarte de que la capacidad máxima cumple con sus requisitos antes de reservar.
8. Accesibilidad.
Asegúrate de que todos los asistentes puedan utilizar el baño y los servicios de la sala de forma cómoda.
- Servicios adicionales.
Consulta si el centro ofrece servicios se reprografía, organización del evento, mensajería y demás aspectos que ayuden a la gestión y organización de la reunión.
- ¿Está la limpieza incluida en la tarifa?.
No todos los espacios ofrecen en la tarifa de alquiler de la sala de reuniones incluido el servicio de limpieza, por lo que debería consultar antes de formalizar la reserva si este servicio viene incluído en la tarifa o presupuesto del espacio.
Recomendamos cerciorarse de estos puntos antes de reservar un espacio, ya que, muchas cuestiones parecen obvias, pero no todos los workspaces ofrecen los mismos servicios incuidos en la tarifa de alquiler de sus espacios de trabajo.
