Llega diciembre y con él la reunión anual de la empresa, un encuentro necesario entre los responsables del negocio para evaluar los últimos doce meses y planificar los siguientes. La persona encargada de organizarla ha de tener en cuenta una serie de factores muy importantes para que todo salga perfecto.
¿En qué consiste la reunión anual de la empresa?
Para preparar esta reunión, lo más importante es entender cuál es su propósito. Es decir, cuáles son los temas que se van a tratar, quiénes son las personas que van a asistir y qué efectos debe tener en cada una de ellas una vez haya terminado.
Así, es importante aclarar que la reunión anual sirve para que el equipo directivo se junte para evaluar los resultados obtenidos en el último año y fijar las metas a alcanzar en los próximos 12 meses. Algunos de los temas a tratar son las metas financieras (ingresos y ganancias que se esperan conseguir), objetivos de negocio en términos de desarrollo de producto, atracción de clientes…
En definitiva, se trata de responder a una pregunta: ¿qué queremos para los próximos 12 meses?
¿Qué hacer para que la reunión anual de la empresa sea un éxito?
1. Prepárala con tiempo suficiente
Los resultados económicos de la empresa se suelen presentar hacia finales o principios del año siguiente para tener toda la información; por lo tanto, trata de fijar la fecha de la reunión lo antes posible. De lo contrario, te resultará muy difícil cuadrar las agendas de todos los asistentes. Además, necesitas tiempo para organizar la reunión y decidir dónde se va a celebrar, qué materiales necesitas, hacer una presentación, etc.
Para que todo vaya sobre ruedas y la reunión anual sea un éxito, es importante que tengas todo listo con antelación.
2. Elige bien dónde se va a celebrar la reunión
Tanto para una reunión habitual de la empresa como para esta, que es un poco más especial, el lugar dónde se celebra supone un factor muy importante. Es fundamental que la sala disponga del espacio y materiales necesarios, pero además también potencie la concentración, la creatividad y la motivación.
Una de las tareas más importantes, por tanto, es elegir el lugar adecuado para la reunión. Si en las oficinas propias no existe este espacio como tal, es posible reservar para la ocasión salas de reuniones, salas de formación o salas de eventos en centros de negocios. En First Workplaces no solo contamos con espacios que se adaptan a tus necesidades sino que nuestro equipo de profesionales te ayudará a organizar una reunión anual exitosa.
Es vital que a la hora de elegir la sala compruebes que tiene mucha luz natural, está bien insonorizada y dispone del espacio suficiente para que todos los asistentes estén cómodos. Así, asegúrate de que tienes un proyector, altavoces y todo el equipo necesario para proyectar los resultados financieros de la empresa.
La ubicación, obviamente, también es importante. Asegúrate de que la sala se encuentra en una zona bien ubicada y accesible para todos a través de cualquier medio de transporte.
3. Confecciona un planning y mándaselo a los participantes unos días antes
La reunión anual es una de las tres más importantes por lo que, seguramente, todos los asistentes quieran prepararla con antelación. Para ello, envía unos días antes un planning muy sencillo con los siguientes puntos:
- Temas a tratar durante la reunión anual.
- Objetivos a alcanzar durante la sesión.
- Quién debe asistir.
- Hora de comienzo.
- Hora de finalización.
En definitiva, recoge todos los datos que consideres relevantes y envíalos por correo electrónico. Así, cada una de las personas podrá preparar su aportación y sabrá qué temas se van a tratar.
4. Organiza pequeños descansos
Si prevés que la sesión va a ser larga, planifica pequeños descansos para estirar las piernas, beber un café y tomar el aire. En First Workplaces nos encargamos de organizar tus coffee breaks y ponemos a vuestra disposición, si así lo requieres, un catering para preparar un desayuno a primera hora o unos snacks a media mañana.
5. Aborda los temas más importantes a la mitad de la sesión
Para hacer presentaciones eficientes, la estructura es un aspecto clave. Al comienzo, haz una introducción general que os sirva a todos para ir entrando en materia. A la mitad, saca los temas más importantes y utiliza las últimas horas de la reunión para hacer un resumen o conclusiones. Es importante que las ideas más importantes no las dejes para el principio o para el final, porque seguramente el público no preste toda su atención.
6. Nunca olvides las conclusiones y el feedback
Es importante que cierres la reunión anual de la empresa con unas conclusiones y objetivos para el próximo año. La reunión habrá sido una éxito y habrá cumplido su propósito si habéis sido capaces de poner por escrito estos puntos:
- Objetivos financieros.
- Objetivos de negocio.
- Objetivos de clientes.
Y, por supuesto, reserva tiempo para preguntas y feedback.
Con todos estos consejos, serás capaz de organizar una reunión anual y encaminar la estrategia de la empresa de cara el próximo año. Elige un lugar inspirador y motivacional en que, además, encontréis todos los elementos que necesitáis: tecnología, mobiliario, luz natural, etc. Planifica y dispón todos estos detalles con tiempo y, sin duda, será un éxito.
