Hacer un inventario de material de oficina es fundamental para poder controlar el gasto, optimizar el uso y poder reponer los diferentes elementos antes de que se agoten para trabajar con comodidad. Sin embargo, sin los medios necesarios esta tarea puede llegar a complicarse más de lo que uno imagina.
La importancia del inventario de mobiliario y equipo de oficina
Para poder contabilizar y registrar todos los materiales de oficina es importante tener una organización preestablecida. Una sencilla hoja de Excel como inventario de artículos de oficina puede optimizar, en gran medida, el proceso y hacer que el encargado de esta tarea pueda completarla con éxito en poco tiempo.
Sin embargo, antes de entrar en materia, vamos a ver qué es y para qué sirve el inventario de material de oficina.
¿Para qué sirve el inventario de material de oficina?
El inventario de material de oficina es un procedimiento a través del cual se puede determinar en valor de los bienes que se poseen. Los artículos incluidos en él son propiedad de la empresa y, algunos de ellos, deben de figurar en documentos financieros (sobre todos los que se quieran asegurar).
Para los autónomos o empresarios resulta fundamental mantener una lista actualizada de sus bienes pero…
¿Cómo hacer un inventario de material de oficina?
Para llevar un control del material de oficina, ponte manos a la obra y crea tu inventario. Para ello, ten en cuenta estos cinco consejos:
1. Elige un soporte: puede ser una hoja de Excel, un software especializado o cualquier programa con el que te sientas cómodo. Utiliza siempre el mismo método y asegúrate de que te permite ver un histórico.
2. Establece la información clave: decide qué información necesitas para tu inventario. Es decir, puedes anotar números de referencias, proveedores, costes… o cualquier otra cosa que puedas necesitar. Incluye solo más importante y datos que vayas a utilizar.
3. Mantén una periodicidad: decide cada cuánto tiempo vas a actualizar tu inventario y trata de cumplir con el objetivo marcado.
4. No hagas todo el inventario de materiales a la vez: habrá materiales de oficina de uso frecuente que necesitarás revisar semanalmente y otros, como por ejemplo los teclados de ordenador, que sean mucho más duraderos.
5. Realiza diferentes hojas de inventario: en relación al punto anterior, agrupa en una hoja los objetos que de uso frecuente que tengas que revisar frecuentemente y en otra los que sean de carácter anual. Organiza el trabajo para que te resulte mucho más fácil llevar el control de todo.
Utiliza una plantilla para hacer el inventario de material de oficina
Como te decíamos, una plantilla puede ser de gran ayuda para hacer tu inventario de mobiliario y equipo de oficina. Gracias a ella la gestión se agiliza y pierdes menos tiempo en esta tarea. Sin embargo, es importante que la adaptes a tus necesidades concretas. Si, por ejemplo, trabajas en una oficina compartida no necesitarás incluir materiales como la mesa o las sillas ya que no son tu propiedad. Existen diferentes plantillas de Excel que te ayudarán mucho en esta tarea.
Ahora que ya tienes las claves para crear tu inventario de oficina, ¿a qué esperas? Te ayudará a optimizar recursos, reducir costes y a reponer materiales antes de que se agoten.
