Office Manager: ¿qué funciones desempeña dentro de la empresa?

Las nuevas formas de organización en las empresas hacen que surjan puestos de trabajo antes desconocidos, como el de Office Manager. ¿Sabes cuáles son las tareas de las que se encarga este profesional?

¿Qué hace un Office Manager?

El puesto de Oficce Manager recoge algunas de las funciones que realizaría el personal de recepción y otras propias del personal administrativo. Está presente en muchas empresas que necesitan de un apoyo para que todo funcione bien en la oficina.

El Office Manager tiene como objetivo facilitar la labor de los demás empleados y, por tanto, favorecer la productividad de la empresa. 

En First, los Office Managers son quienes coordinan los equipos de recepción y, en conjunto con estos, dan apoyo a los clientes y responden a sus necesidades diarias. Son la cara visible de la empresa.


 

SAFETY FIRST  Medidas de prevención sanitaria frente al COVID-19

 

¿Qué características tiene que tener un Office Manager?

No hay una titulación concreta para convertirse en Office Manager, aunque algunas empresas exigen formación en administración o experiencia en puestos de secretariado o recepción.

Lo más importante para un Office Manager es contar con una serie de habilidades, como:

  • Manejo de idiomas.
  • Capacidad de planificación y organización.
  • Control de stock.
  • Manejo de programas informáticos, como hojas de cálculo o bases de datos.
  • Buena atención al cliente.
  • Inteligencia emocional.
  • Habilidad en comunicaciones escritas y orales.
  • Capacidad para sobreponerse a imprevistos.
  • Capacidad para negociar con proveedores.
  • Capacidad para coordinar equipos.

¿Necesito un Office Manager?

Los Office Managers son de utilidad en empresas con muchos trabajadores o con empleados con tareas muy delimitadas o con mucha carga de trabajo, ya que velan para que el espacio de trabajo sea más eficiente y para que los trabajadores no tengan que preocuparse de temas auxiliares.

No obstante, algunos proveedores de espacios de trabajo, como First, combinan la figura del Office Manager con un equipo profesional de recepción para asegurarse de que el espacio de trabajo no sea nunca una preocupación y para dar el apoyo necesario para lograr una oficina productiva:

  • Servicio de Recepción.
  • Recepción y envío de correspondencia y paquetería.
  • Atención personalizada de llamadas.
  • Gestión de la limpieza diaria.
  • Gestión de las áreas de vending y coffee.
  • Reserva de salas de reuniones.
  • Gestión de servicios adicionales, como organización de eventos, gestoría, diseño gráfico y otros servicios que pudieras necesitar.

 

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