Oficina virtual: una solución para el trabajo a distancia

Pese a que en otros países de Europa la fórmula del trabajo a distancia lleva ya varios años establecida en el mercado, en España este recurso todavía no se había asentado al mismo ritmo que en el resto de países vecinos.

Sin embargo, la crisis del coronavirus parece que ha trastocado el status quo en muchas empresas, que ahora se muestran más dispuestas a probar diferentes fórmulas, más allá de la oficina tradicional, que ofrecen más flexibilidad, y que hacen uso del trabajo en remoto  (total o parcialmente). Es el caso de las oficinas satélite, la reserva de puestos según demanda o el hot desking.

Pero, en esta ocasión, vamos a centrarnos en una figura que sirve como complemento ideal para el trabajo a distancia y que es muy útil para ciertos tipos de autónomos y empresas: la oficina virtual.

¿Qué es una oficina virtual?

Una oficina virtual es una solución que permite que las empresas que no tienen sede física se domicilien en una dirección, como si tuviesen en una oficina tradicional. 

Las oficinas virtuales también incluyen otros servicios, como la gestión confidencial de la correspondencia y una secretaría virtual con un número de teléfono exclusivo, un buzón de mensajes y una persona encargada de atender las llamadas de forma personalizada, siguiendo el protocolo y el estilo marcado por la empresa. Así, el trabajo a distancia (desde el hogar o desde otras localizaciones) es más fácil que nunca.

 

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¿Cuándo optar por una oficina virtual? 

Las oficinas virtuales son una opción estupenda para una gran variedad de perfiles diferentes. A continuación, repasamos algunos de los más habituales.

  • Empresas que operan digitalmente. Las empresas virtuales, aquellas que no operan con activos físicos, son las que más partido sacan de este modelo. Con una oficina virtual, tendrán una dirección física real y un servicio que gestiona sus llamadas y su correspondencia.
  • Empresas con trabajadores deslocalizados. Las empresas cuya plantilla se encuentra en diferentes puntos de la geografía muchas veces no necesitan una sede u oficina central. No obstante, los clientes, socios o proveedores deben saber a dónde llamar o a qué dirección enviar sus facturas. Con la oficina virtual, estos tendrán una dirección y un número al que llamar, sin que la empresa tenga que invertir en un espacio físico que nadie ocupa (ya que los trabajadores trabajan desde su casa o desde otros espacios de trabajo en localizaciones variadas, según sus necesidades).
  • Freelances o autónomos que trabajan desde casa, pero buscan dar una imagen más profesional.
  • Emprendedores que están lanzando una empresa, para poder domiciliarla en sus primeras fases y no tener que hacer uso para ello de su domicilio particular.
  • Empresarios o autónomos que llevan un estilo de trabajo itinerante o que pasan mucho tiempo viajando, por lo que necesitan que alguien atienda a sus llamadas o reciba su correo postal cuando ellos no pueden hacerlo.

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¿Qué buscar en una oficina virtual? 

  • Localización. Una localización en una ubicación privilegiada, en una zona con una pujante actividad empresarial, aportará más prestigio a la empresa.
  • Servicios incluidos. La gestión de la correspondencia y la recepción profesional de llamadas son dos servicios que facilitan mucho el trabajo diario de los profesionales que no tienen oficinas físicas. Esto les permite despreocuparse y desconectar, sabiendo que sus clientes y sus socios comerciales serán atendidos según las directrices marcadas.
  • Posibilidad de reserva de salas o puestos. Aunque una empresa o un autónomo opere desde su casa, puede necesitar de un lugar profesional en el que reunirse ocasionalmente con socios, clientes o clientes potenciales. En este caso, es conveniente establecer la oficina virtual en una dirección que también ofrezca servicios complementarios que pueden ser de utilidad, como los de reserva de salas de reuniones. De esta forma, los encuentros podrán celebrarse sin tener que comunicar una dirección diferente al domicilio de la empresa, evitando así confusiones. 

Otra opción interesante es que el proveedor del servicio de oficina virtual también ofrezca espacios de coworking en los que poder acudir a trabajar si es necesario. Es el caso de First workplaces.

¿Se te ocurre algo más que puedes necesitar en tu oficina virtual? En First workplaces nos adaptamos a tu empresa para ofrecer un servicio a medida. Contáctanos y nuestro equipo te atenderá personalmente para que puedas contar con una oficina virtual con todo lo que necesitas.

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