¿Qué son las flex offices? Los nuevos espacios conquistan Europa

La globalización y las nuevas tecnologías han dado lugar a lo que se conoce como la transformación digital de las empresas. En este nuevo contexto, las necesidades de las compañías cambian y los espacios de trabajo deben adaptarse a estas. Las flex offices o coworking ofrecen a las empresas la adaptabilidad y flexibilidad que necesitan en estos momentos. 

¿Qué es una flex office o coworking?

Las flex offices o espacios de coworking son centros de trabajo evolucionados que han sido concebidos para adaptarse al máximo a las necesidades de las empresas. Son como un “lienzo en blanco” en el que el cliente decide cuántos metros cuadrados necesita y cómo los quiere distribuir. Disfruta, además, de todos los servicios necesarios para desarrollar su actividad desde el primer día y solo paga por lo que utiliza sin tener que preocuparse de nada más. 

Así, dentro de una flex office, es posible encontrar despachos y oficinas, salas de reuniones, praderas para coworkers, zonas de descanso… Es decir, concentran en un mismo edificio todos los servicios que una empresa puede requerir para que ésta tenga la libertad de recurrir a unos u otros según sus necesidades. 

Para entenderlo, pongamos un sencillo ejemplo:

Manuel decide emprender un negocio y, tras valorarlo mucho, se decanta por trabajar en un espacio de coworking. A los pocos meses, incorpora a dos personas a su equipo y amplía los puestos de coworking. Utilizan las salas de reuniones, toman café en el office cada día, acuden a eventos organizados… Un año después, su equipo crece y decide “mudarse” a una oficina propia dentro de la flex office, para tener su propio espacio de trabajo y distribuirlo a su gusto. Gracias a este modelo, la empresa de Manuel puede crecer y evolucionar en un mismo entorno y mantener su ubicación. 

Como se puede observar en el ejemplo de Manuel, un coworking da la oportunidad a las empresas encontrar el espacio que más se ajusta a sus necesidades en cada momento. Y si estas cambian, solo tienen que reconfigurar los servicios adquiridos pero sin moverse de sitio. 

Además, no se tiene que preocupar de adquirir mobiliario, contratar internet o buscar un servicio de limpieza. Los espacios flexibles funcionan con el sistema Plug and Work; es decir, cuando llegas todo está listo para que empieces tu actividad y, además, cuentas con profesionales que hacen tu día a día más sencillo facilitando los servicios que necesites (recepción, reprografía, mensajería, organización de eventos…). 

Pero no solo esto: las empresas acceden a ubicaciones prime dentro de las ciudades a las que no podrían optar de otra forma. Los espacios flexibles adquieren una gran volumen de metros cuadrados dentro de edificios importantes en las ciudades y luego ceden su uso. 

Este sistema no solo supone una gran comodidad y tranquilidad para las empresas, sino que también mejora su imagen de cara a clientes o colaboradores. ¿Cómo? La ubicación, el entorno, la atención que reciben las visitas… todo esto suma a la hora de transmitir una imagen seria y profesional.

Las principales ventajas de un flex office o coworking son: 

1. Flexibilidad en el espacio: se contratan los metros necesarios, pudiendo cambiarlos cuando sea necesario, y se distribuye la oficina a gusto.
2. Flexibilidad de precio: es posible reducir costes en cualquier momento cambiando de sitio pero manteniendo la misma ubicación. 
3. Flexibilidad en el contrato: desde el momento en el que se firma, se tiene acceso al lugar de trabajo y este se encuentra dispuesto para acoger la actividad.
4. Flexibilidad de servicios: el usuario tiene a su disposición todos los servicios que desee pudiendo solicitar soporte para aquellos que no estén a priori a su alcance (una compañía que le desarrolle su web o un administrativo para soporte puntual). Además, si la flex office forma parte de una cadena es posible reservar salas de reuniones o puestos de trabajo temporales en cualquiera de sus ubicaciones. 
5. Cultura: la empresa mantiene viva su cultura porque, a pesar de encontrarse en un entorno compartido, tendrá la posibilidad de adaptar el espacio a sus necesidades, lo que le permitirá mantener la esencia y la identidad corporativas. 
6. Colaboración y networking: trabajar cerca de otros profesionales también puede resultar en colaboraciones, sinergias e incluso nuevas oportunidades de negocio. Del mismo modo, las actividades desarrolladas dentro de la flex office también promueve el networking entre compañeros. 
7. Ubicaciones prime: los flexspace suelen estar ubicados en zonas empresariales de las ciudades y, habitualmente, en edificios de oficinas importantes. Esto permite que cualquier empresa, incluidas las pequeñas, puedan acceder a ubicaciones a las que de otra forma no podrían. 

¿Cómo es una flex office por dentro?

Este nuevo concepto de espacio de trabajo se encuentra normalmente dentro de grandes edificios en los que, se ofrecen los servicios para las empresas. En esta infografía te contamos las claves de cómo es una flex office por dentro:

¿Qué es?

Un flex office es un espacio de trabajo que ha sido creado para adaptarse a las necesidades de las empresas.

Plano de una flex office por dentro

• Puestos de coworking o shared office: en los espacios flexibles también hay cabida para coworkers que apuestan por trabajar codo con codo con otros profesionales.
• Oficinas: para equipos numerosos, las empresas pueden reservar su espacio de oficina al que podrán añadir o quitar puestos según vayan cambiando sus necesidades. 
• Despachos: los equipos pequeños que buscan privacidad encuentran su modelo ideal en los despachos. 
• Salas de reuniones o eventos: las salas cuentan con todo lo necesario para celebrar reuniones, pequeños eventos o formaciones. Material audiovisual, sillas, pizarras… 
• Zonas de descanso: tanto en interior como en exterior, contar con rincones para hacer un descanso es de gran importancia para el bienestar y la productividad de los empleados. 
• Recepción: los espacios suelen contar con un puesto de recepción que reciben a los invitados, dando una buena imagen. 

Ventajas de una flex office

1. Flexibilidad.

2. Cultura.

3. Colaboración y networking. 

4. Ubicación prime. 

¿Dónde puedo encontrar oficinas flexibles o coworking de alquiler?

Este modelo, así como la nueva tendencia de las oficinas líquidas, se ha ido extendiendo por Europa y cada vez está más presente en las ciudades de nuestro país. 

Si quieres saber cómo es una flex office por dentro, organiza una visita gratuita a uno de nuestros espacios en Madrid, Barcelona o Málaga. Estaremos encantados de enseñarte cómo es en realidad este nuevo concepto de espacio de trabajo.